Tiimityötaidot

Hyvät tiimityötaidot ovat tärkeä osa onnistunutta yhteistyötä, joka taas on kykyä työskennellä yhdessä ja saada aikaan asioita, joihin kaikki osallistujat voivat olla tyytyväisiä. Hyvät tiimityötaidot lisäävät sekä ryhmän, että yksilöiden tuottavuutta, luovuutta, ongelmanratkaisutaitoja ja hyvinvointia, joten siihen todellakin kannattaa panostaa ja miettiä kuinka siinä voi kehittyä. Tiimityöskentelyssä tiimillä on yhteinen päämäärä ja tavoite, joka ohjaa tekemistä. Tämä usein pakottaa ihmiset epämukavuusalueelle, koska kaikki tiimin jäsenet ovat erilaisia, jolloin myös heidän työtapansa ja ajattelumallinsa ovat erilaisia. Kaikesta huolimatta tärkein asia on, että tavoite täyttyy, eikä se kenen tyylillä tai tavalla siihen on päästy. Itse ajattelisin tiimityöskentelyn olevan loistava tapa oppia uusia toiminta- ja ajattelutapoja. Lisäksi se kehittää sosiaalisia taitoja, jotka ovat tärkeitä myös työpaikan ulkopuolella. Yhteistyöhön kuuluu oleellisesti keskustelua ja toisten kuuntelua, sillä tavalla, että kaikki halukkaat saavat ilmaista oman mielipiteensä eikä heidän puheensa päälle puhuta. Yhteistyö voi siis olla todella haasteellistakin, mutta siinä on mahdollista kehittyä niin yksilönä kuin tiiminäkin ja usein se on välttämätöntä hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi.

Kukaan meistä ei ole niin fiksu, kuin me kaikki yhdessä. - Ken Blanchard

Kommunikointi

Kommunikointi ja ihmistuntemus on tiimityön oleellisimpia asioita. Kommunikoinnin tulee olla avointa ja jokaisen tulee ilmaista selkeästi mielipiteensä, eikä missään nimessä jättää omaansa sanomatta ja valittaa huonoista päätöksistä jälkikäteen. Oman mielipiteen tulee olla kristallin kirkas, jotta se on helppo selittää muille uskottavasti. Toisaalta joskus pitää olla valmis myös tuomaan hieman keskeneräinen ajatus ilmoille, mutta se pitää osata esittää sillä tavalla, että asian työstäminen on vasta alkutaipaleella, mutta siinä voisi olla potentiaalia. Oma mielipide kannattaa esittää rauhallisesti, hyvin perustellusti ja itsevarmasti. Tämä lisää huomattavasti uskottavuutta ja selkeyttää keskustelua. Niin tiimityöskentelyssä kuin muussakin ihmisten välisessä kanssakäymisessä kannattaa kiinnittää huomiota omaan ja muiden kehonkieleen (body language) Tämän taidon oppiminen ja kehittyminen on koko elämän mittainen prosessi. Kehonkieli paljastaa ihmisten todelliset tunteet ja sillä on uskomattoman iso vaikutus esim. uskottavuuteen, luotettavuuteen ja ihmisten positiiviseen/negatiiviseen käsitykseen sinusta. Hyvän kehonkielen sähköisenä reseptinä määräisin ihmisille: hyvä ryhti, määrätietoinen kävely/liikkuminen, hymyily niin, että silmätkin hymyilevät ja suora katsekontakti keskustelukumppanin kanssa. Huumori kuuluu jokaiseen työyhteisöön, mutta sen kanssa kannattaa olla melko hillitty ainakin alkuun, ennen kuin oppii tuntemaan tiimin jäsenet hyvin. Tiimikavereille on hyvä antaa kiitosta ja arvostusta hyvin tehdystä työstä, samoin kannattaa olla rehellinen jos joku asia häiritsee, silloin kannattaa vaan miettiä ihmiskohtaisesti kuinka asian esittää. Läsnäolon ja kuuntelun taito silloin kun joku toinen tiimin jäsen on äänessä on iso osa onnistunutta tiimityöskentelyä. Se tarkoittaa sitä, että kun toinen on äänessä ei saa itse keskittyä johonkin muuhun kuten puhelimeen, tietokoneeseen tai johonkin ulkoiseen tekijään. Joskus tiimityöskentelyssä syntyy kaikesta huolimatta konflikteja ja hyvä tiimipeluri osaa käsitellä ja ratkaista niitä. Usein asiat riitelevät eivätkä ihmiset, tämä on hyvä muistaa ja tiedostaa kun lähtee ratkaisemaan ongelmia. Hyvä tiimityöskentely kysyy erinomaisia empatiakykyjä ja usein empaattinen henkilö on sosiaalisesti taitava ja osaa käsitellä ihmisiä, koska hän ymmärtää ja osaa lukea heitä. Yleensä edellä mainitun kaltaiset ihmiset menestyvät hyvin työelämässä, koska heillä on tärkeä yhteistyön tekemisen taito hyvin hallussaan.

Asenne

Oikea ja hyvä asennoituminen on kaiken A ja O mitä tahansa asiaa elämässä haluaa tehdä hyvin, eikä tiimityötaidot ole siinä poikkeus. Kaikki lähtee liikkeelle omasta asennoitumisesta ja ajatuksista käsillä olevaa asiaa kohtaan. Jos ensimmäinen ajatus tiimityöskentelystä ja sen onnistumisesta on negatiivinen niin kaikki toiminta tulee ohjautumaan negatiiviseen lopputulokseen. Summasummarum mitä teetkin, ajattele onnistuvasi siinä ja näe asiat mahdollisuutena oppia uutta ja kehittyä. Positiivinen asenne ja iloinen mieli myös tarttuvat toisiin ja sitä kautta tulevat parantamaan tiimityöskentelyä ja ilmapiiriä. Kaiken ei tarvitse tietenkään olla "happy family" meininkiä vaan toisten mielipiteitä kannattaa haastaa ja kyseenalaistaa, jotta asiassa päästään parhaaseen lopputulokseen, sehän on loppu viimein asia joka kaikkia yhdistää siinä projektissa. On oleellista kuitenkin kuunnella toisten mielipiteet ja perustelut loppuun asti ennen kuin lähtee esittämään vastalauseita tai poikkeavia mielipiteitä. Tämäkin asia tarttuu ja samoin sinua tullaan kuuntelemaan, arvostamaan ja kunnioittamaan kun itse toimit esimerkillisellä tavalla. Ennen tiimityöhön ryhtymistä on hyvä käydä itsetutkiskelua siitä mitkä ovat omat vahvuudet ja heikkoudet ja kuinka kehittää niitä. On myös hyvä tiedostaa mitkä asiat itseään turhauttaa, innostaa ja ahdistaa. Kun asioita on käsitellyt etukäteen mielessään, on helpompi käsitellä tunteita ja asioita kun ne ovat oikeasti läsnä. Hyvä itsetunto on siis iso asia myös tiimityöskentelyssä, sillä hyvän itsetunnon omaava henkilö ei nosta itseään muiden yläpuolelle vaan tiedostaa vahvuutensa ja osaa tarvittaessa sanoa jos ei tiedä jotain asiaa ja tällöin kysyy apua. Itseohjautuva asenne on kriittisen tärkeässä roolissa tiimityöskentelyssä sillä kaikki eivät todellakaan ota koppia työskentelyyn ryhtymisestä. Itseohjautuva henkilö tutkii, suunnittelee, ehdottaa ja tekee ratkaisuja. Erilaisuuden ymmärrys ja arvostaminen on tärkeää, koska tiimeissä on usein kaikenikäisiä, maalaisia, taustaisia, kokoisia ja näköisiä ihmisiä. Kaikkiin ihmisiin kannattaa suhtautua avoimin mielin ja nähdä erilaisten ihmisten kanssa toimiminen ennemmin mahdollisuutena ja voimavarana kuin negatiivisena asiana. 

Ongelman ratkaisu

Ongelman määrittely on kriittisen ajattelun ja ongelmanratkaisun avain. Jos todellista ongelmaa ei selvitetä perinpohjaisesti, lähdetään todennäköisesti haukkumaan väärää puuta ja ratkaisemaan täysin eri asiaa. Ja lopputuloshan silloin on myöskin täysin väärä. Ongelman määrittely ei aina ole täysin yksinkertaista ja joskus asiaa helpottaa jos ongelmaa lähestyy käänteisesti: Mikä on tavoiteltu lopputulos? Mikä on tavoite ja kuinka se saavutetaan? Kun työn suunnittelee käänteisesti voi ongelman määrittely syntyä kuin itsestään matkan varrella. Joskus ongelman vaikutusten liioittelu ja ylimitoittaminen voivat avata uusia näkökulmia ongelman syntymiseen vaikuttavista tekijöistä. Lopuksi on hyvä tapa kelata koko prosessi lopusta alkuun, sitä kautta on helppo havainnollistaa kuinka lopputulokseen on päästy.  

Vastuu-alueet

Kuten aikaisemmin mainitsin on tärkeää tiedostaa omat vahvuusalueet ja se, että millaisia työnkuvia haluaa ottaa vastuulleen. Sama koskee myös muita tiimin jäseniä, on hyvä käydä jokaisen tiimin jäsenen vastuu-alueet läpi ennen töihin ryhtymistä.

Toisten tukeminen

Vaikka vastuu-alueet on jaettu, tiimityöskentelyssä pitää myös osata kysyä ja tarjota apua. On hyvä varmistaa tasaisin väliajoin, että asiat ovat selvillä ja edenneet kaikilla tiimin jäsenillä ja tarvittaessa tarjota apua. 

Viestintävälineet

Etukäteen kannattaa päättää millä viestintävälineillä ollaan yhteydessä milloinkin. Whatsapp ryhmässä on hyvä ja helppo käydä päivittäinen keskustelu viestien välityksellä. Sähköposteilla voi hoitaa kiireettömämmät asiat. Teams tai zoom kokouksilla saa helposti järjestettyä kaikki keskusteluyhteyteen kunkin tiiminjäsenen olinpaikasta riippumatta. Fyysisellä näkemisellä on helpoin kommunikoida ja aistia oikeaa ihmisten välistä viestintää niin sanallisesti kuin kehonkielen avulla.

Tiimityön johtaminen ja kehittäminen

Hyvät tiimityötulokset ja taidot eivät synny sattumalta vaan niitä pitää suunnitella, rakenteistaa ja ohjata. Tällaista henkilöä kutsutaan fasilitaattoriksi, hän organisoi työtilan käytön, työssä käytettävät menetelmät ja roolit. Hyvä fasilitaattori pystyy herkästi reagoimaan muuttamalla työtapoja tarvittaessa tai improvisoimaan. Fasilitaattori vastaa enemmän yhteistyötapojen teknisestä puolesta, kun taas tiiminjohtaja vastaa ryhmän työskentelyn tavoitteellisesta kokonaisuudesta ja päätöksenteosta. Jos tiiminjohtaja tekee päätöksiä tiimin kehittämistoimenpiteistä yksin, voi tiimin motivaatio kehittämiseen laskea. Sitoutuminen johonkin asiaan kuten tässä esimerkissä tiimin kehittymiseen on avain muutokselle ja sen onnistumiselle. Tiiminjohtajan tulee huomioida tiimin tilanne ja tarpeet kehittämistoimien suunnittelussa sekä kehittämisessä. Kehittävä tiiminjohtaja keskittyy kolmeen pääasiaan: yksilöiden opettamiseen ja valmentamiseen, tiimin johtamiseen ja valmentamiseen sekä yhdessä oppimisen valmentamiseen. Näihin kolmeen asiaan keskittymällä on mahdollista saavuttaa kehittymistä. Tiiminjäsenten aktiivisuuden merkitys kehittymiselle on kuitenkin avainasia, apuna tähän toimii koulutuksiin osallistuminen, tiimin sisällä käsiteltävät asiat ja tiedon jakaminen tiimin jäsenten kesken.  Lähtökohtina hyvälle tiedon kululle ja kehittämistyölle on kyky kuunnella toista ja hyvä vuoropuhelu. Niin tässä kuin muussakin asioissa kehittyminen ja siihen kehittämistyöhön sitoutuminen on parempaa silloin kun kehittäminen ja siihen ryhtyminen lähtee tiimistä itsestään.  Yleensä kehittämishalu lähtee jostain yksittäisestä tai useammasta triggeröivästä tekijästä, kuten työntekijän tyytymättömyydestä itseensä tai vallitseviin olosuhteisiin. Tällainen tekijä usein toimii ajurina ja voimana koko kehittämisprosessin ajan. Ihmisten erilaisuus on mahdollistava tekijä tiimin kehittymiselle ja paremmalle lopputulokselle. "Joojoo-ryhmä" , jossa kaikki ovat samaa mieltä asioista tai eivät uskalla kertoa omia mielipiteitään avoimesti harvoin pääsee hyvään lopputulokseen. Oleellista on kuitenkin erottaa eriävät mielipiteet joilla on tarkoitus kehittää tiimin toimintaa, niistä jotka vain aiheuttavat ristiriitaa ja usein tavoittelevat vain sen idean esittäjän henkilökohtaista etua. Jälkimmäisen kaltaiset ehdotukset usein laskevat tiimin tuotteliaisuutta ja voi johtaa pysyviin ristiriitoihin. Joskus henkilöstömuutokset aiheuttavat tiimin työskentelyssä harmaita hiuksia, mutta se on lähinnä asennekysymys ja siihen on hyvä ollut valmistautua etukäteen ainakin ajatuksen tasolla. Yksilön on hyvä tiedostaa, että hänellä on oma tehtävänsä ja työnsä eikä hän voi vaikuttaa kaikkeen mitä työpaikalla ja tiimissä tapahtuu. Totta kai on hyvä opettaa uudelle tiimin jäsenelle tiimin pelisäännöt, ettei konflikteja ja väärinkäsityksiä pääse tapahtumaan heti alkuvaiheessa. Parhaassa tapauksessa uusi tiimin jäsen tuo heti alusta lähtien uusia kehittämisideoita rakentavassa hengessä ja tuo näin uutta lisäpotkua tiimin toimintaan. Tiimityön kehittäminen ja kehittyminen on tärkeää mm. yhteishengen kehittymiselle ja tuottavuuden kasvulle. Jos jossakin asiassa kehittyy päivästä toiseen se tuskin aiheuttaa kenellekään huonoa olo ja masentuneisuutta vaan päinvastoin. Yksi tiimin kehittymiselle merkittävä tekijä on tiimin jäsenten fyysinen kuin henkinen läsnäolo tapaamisissa. Ihmisillä on taipumus tehdä useita asioita yhtä aikaa, mutta multitaskaaminen ei ole mahdollista ihmiselle. Pois lukien kävely tasaisessa maastossa ja puhuminen tms. Multitaskaaminen on yksi pahimpia vitsauksia työpaikoilla ja ihmisten arkielämässä, sillä se laskee tuottavuutta ja keskittymiskykyä yksittäistä asiaa kohtaan. Multitaskaus usein aiheuttaa sen, että ihmiset ovat fyysisesti läsnä, mutta ei henkisesti. Olemalla läsnä voi vaikuttaa yrityksen ilmapiiriin, tuloksellisuuteen ja luovuuteen positiivisesti. Tiimin kehittämisessä usein tulee ongelmia kun vanhoja toimintatapoja pitäisi muuttaa. Jotkut työntekijät ovat saattaneet toimia näillä tavoilla jo pitkään ja ne ovat mahdollisesti toimineet aikaisemmin. Tämä usein aiheuttaa ongelman jota voisi kuvailla: "näin meillä on aina tehty" ongelmaksi. . Tapojen muuttaminen on vaikeaa ajatusten ja tekojen automaattisuuden ja uuden oppimisen takia. Muutoksia tehdessä tai niitä valmistellessa ihmisen huomio usein kiinnittyy vain niiden kielteisiin vaikutuksiin. Tapojen ja asenteiden muuttaminen on kuitenkin mahdollista ja usein perusedellytys kehitykselle: "what took you here won't take you there." Positiivinen "thinking outside the box" ajattelu ja itsensä johtamisen taito on avainasemassa muutoksiin suhtauduttaessa.

Kehitysvaiheet

Tiimeillä on neljä kehitysvaihetta:  muotoutumisvaihe, myrskyvaihe, sopimisvaihe ja suoritusvaihe. Tiimi usein joutuu lempeän alun jälkeen myrskyvaiheeseen, silloin tiiminjohtaja on keskeisessä roolissa erimielisyyksien ja konfliktien ratkaisijana, palautteen antajana sekä yhteisten tavoitteiden esiin tuojana. Myrskyvaiheen jälkeen on usein sopimisvaihe, jolloin tiiminjohtaja voi suunnata keskittymisensä tiimin sääntöihin, sitouttamiseen sekä kommunikoinnin parantamiseen. Suoritusvaiheessa tiimin jäsenet puhaltavat yhteen hiileen yhteisten tavoitteiden eteen ja luovat samalla hyvää yhteishenkeä.  Yhteistyövaiheessa tiiminjohtaja pyrkii motivoimaan, antamaan palautetta ja tukemaan tiimiä tavoitteiden saavuttamisessa.

Tavoitteellisuus

Sitouttamisen kannalta voi olla parempi asettaa oppimistavoitteita suoriutumistavoitteiden sijaan. Jos tavoitteeseen on liitetty uusien taitojen oppimista tai uusien tilanteiden hallitsemista, saadaan motivaatiota nostettua huomattavasti enemmän kuin pelkillä suoriutumista mittaavilla numerotavoitteilla. Uuden oppimisen lisäksi, hyvä, oikeanlaisesti asetettu tavoite puhuttelee myös tunnetasolla, auttaa näkemään kokonaisuuden ja tekemisen merkityksen.

Päätöksentekotaito 

Kykeneekö ryhmä kiteyttämään tekemisen tavoitteet ja pitämään fokuksen niissä? Osaako tiimi artikuloida päätöksenteon kriteerit ja kiinnittää päätöksentekoprosessin niihin? Päätöksentekoa ja hyvää lopputulosta ajatellen on kriittisen tärkeää, että ryhmä on luonut yhteisen merkityksen asialle, sillä se lisää sitoutumista ja tahtoa saavuttaa tavoite. Ryhmän kyky tehdä hyviä päätöksiä yhdessä on prosessi, jonka kehittymistä on hyvä tarkkailla ja seurata säännöllisesti. On hyvä huomioida, että hyvät ideat ei sinällään tuota paljoa lisäarvoa jos niitä ei saada vietyä läpi käytäntöön ja päätöksiin asti. 

Lähteet: 

https://duunitori.fi/tyoelama/tiimityo-ahdistaa

https://www.ukko.fi/blogi/onnistuneen-yhteistyon-ainekset-nain-loistat-tiimeissa/

https://www.tehylehti.fi/fi/tyoelama/hyva-kaytos-lisaa-tuottavuutta

https://www.juuriharja.fi/yhteistyotaidot-ovat-tulevaisuustaitoja

https://valmennustrio.fi/itseohjautuvien-tiimien-taidot/yhteistyotaito-on-tyoyhteisossa-taidoista-tarkeimpia/

https://www.enerzia.fi/2019/12/12/sanaton-viestinta-ja-kehonkieli-paljastavat-puhujan-todelliset-tunteesi/

https://www.vectorstock.com/royalty-free-vector/team-power-vector-6196937

https://www.pinterest.com/pin/345932815099555932/

https://militaryhumor.net/teamwork-3/

Helena Pohjalainen Tiimityö ja sen kehittäminen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/148602/Pohjalainen_Helena.pdf?sequence=1