Etäjohtaminen

Etäjohtaminen on sitä, kun esimies ja työntekijät eivät näet toisiaan päivittäin tai juuri koskaan. Saattaa olla, että kasvotusten nähdään todella harvoin jopa vain kerran pari vuodessa. Etäjohtaminen on kasvava trendi kaiken kokoisissa yrityksissä ja työnkuvasta riippuen se saattaa mahdollistaa parhaiden työntekijöiden etsimisen mistä maailman kolkasta tahansa.

Tärkein asia etäjohtamisessa on luottamus, ilman sitä on todellisissa ongelmissa. Kun on itse valinnut työntekijän häneen pitää myös pystyä luottamaan, tämä korostaa myös työntekijä valintaprosessin tärkeyttä. Luottamuksen puutteesta kärsiviä voi auttaa eniten sopiminen tavoitteista, mittareista ja odotuksista. Lähes kaikessa ihmisten kanssa toimimisessa on tärkeää kommunikoida ja puhua asioista rehellisesti. Pahinta on olla kertomatta jos joku vaivaa mieltä ja puhua siitä vain muille itse asianosaisen selän takana tai pitää asia omana tietonaan. Tämä on erityisen ongelmallista niissä tapauksissa, jos asianosainen ei edes itse tiedosta ongelmaa (keskustelemattomuus tavoitteista, odotuksista ja mittareista) Ongelmia voi välttää selkeällä kommunikoinnilla ja yrityksen tarkkaan mietityillä yhteisillä toimintatavoilla, joita tarkastellaan jatkuvasti kriittisesti ja tarpeen tullen reagoidaan ja muutetaan (esim. jääkiekkojoukkueen pelikirja) 

Kommunikointi tiimin jäsenten ja yritysten työntekijöiden välillä on oltava mahdollisimman helppoa ja vaivatonta. On tärkeää valita vain vain pari kolme viestintakanavaa, joiden kautta viestintä tapahtuu. Tapojen ja rutiinien luominen tuo tässäkin asiassa turvaa ja helppoutta hoitaa asioita tehokkaasti ja mahdollisimman vähällä vaivalla. Yrityksen viikkopalaveri esim. teamsin välityksellä aina samaan aikaan luo rutiinin, josta tulee työntekijöille automaatio ja aikataulujen päällekkäin bookkauksia ei pääse tapahtumaan. Esimerkkinä toimiva konsepti voisi olla yksi viestintäkanava viralliseen viestintään, toinen epäviralliseen ja kolmas palautteen antamiseen. 

Etätyön onnistumiselle on tärkeää sopia etätyötä koskevat yhteiset pelisäännöt. Tässä yrityksen johdon tulisi tiedostaa hieman työnkuvasta riippuen, että hänelle ja yritykselle loppu viimein merkkaa ainoastaan se, että työntekijä täyttää hänelle asetetut tavoitteet ja odotukset. Se, että milloin, missä ja miten työntekijä työnsä tekee on loppujen lopuksi aivan sama jos työ tulee tehdyksi laadukkaasti. Jokainen yksilö ja työnkuva on niin erilainen, että työntehokkuuden optimoinnin kannalta olisi silkkaa tyhmyyttä määrätä kaikille samanlaista klo. 8.00-16.00 työpäivää. On kuitenkin hyvä sopia milloin henkilökunta on käytettävissä toisilleen ja tavoiteltavissa.

Henkilökohtainen yksilötasolle ulottuva etäjohtaminen on myös muistettava ja sille on asetettava matala kynnys. Normaalisti työpaikalla työntekijä voi helposti kävellä viereiseen huoneeseen ja kysyä apua johonkin työtehtävään, se on mahdollistettava myös etätyöympäristössä esim. whatsapp viestin avulla tai videopuhelun välityksellä. On tärkeää tuoda luoda työntekijöille kuva, että heistä välitetään ja heitä halutaan auttaa parhaansa mukaan. Päivittäistä "stalkkausta" ja varmistelua tekeekö työntekijä työnsä on kuitenkin vältettävä, se ei ole henkilökohtaisen etäjohtamisen pääprioriteetti. 

Kuten aikaisemmin oli puhetta hyvien tapojen muodostamisesta niin esimerkkinä niihin voisi olla päivittäiset tiimin yhteiset lounaat ja kahvitauot etänä. Näihin voisi osallistua ne ketkä haluaa ja ketkä kaipaavat sosiaalista kanssakäymistä kesken päivän. On myös mahdollista järjestää jumppataukoja etänä tai vähintään kannustaa työntekijöitä pitämään niitä säännöllisesti. Nämä kaikki voivat olla hauskoja tapoja lisätä hyvinvointia ja yhteenkuuluvuuden tunnetta, vaikka jokainen työskentelisikin omissa oloissaan. Ihmisille on tärkeää tuntea olevansa osa jotain ryhmää ja kokea, että sieltä saa turvaa ja tukea kun sitä tarvitsee. Näiden arvojen vaaliminen on huomioitava siis myös etätyöaikana. Näissä on silti kunnioitettava yksilökohtaisia eroja ja ymmärrettävä, että kaikki eivät halua osallistua yhteisiin kahvihetkiin yms. 

Työntekijöiden tunteminen helpottaa etäjohtamista siinä määrin, että tietää jo entuudestaan jokaisen työntekijän tarpeet ja heidän työskentelytapansa. Tunteminen myös helpottaa luomaan työpareja tai tiimejä sellaisten henkilöiden välille, jotka tuottavat paremmin yhdessä tai ovat muuten vain sosiaalisempia ja enemmän ihmisten välistä kanssakäymistä vaativampia ihmisiä kuin toiset.

Ensimmäisenä ja tärkeimpänä asiana korostin luottamuksen tärkeyttä. Oletuksenahan tietysti on, että etätyöt sujuvat aikataulussa ja odotetusti, mutta jos näin ei ole, on asiaan puututtava välittömästi ja selvitettävä syyt, koska etätyö ei ole tekosyy huonommalle tuottavuudelle ja työn laadulle. Vastakohtana erityisen hyvät tai tasaisen hyvät suoritukset on hyvä muistaa ja mahdollisesti palkita, vähintään kiitoksilla. Vaikka etäjohtaminen ei ole päivittäistä kyttäämistä, on silti tärkeää löytää omat tavat mitata ja seurata, että työntekijät pysyvät aikatauluissa ja tekevät työnsä toivotulla tavalla. Tämän vaatimustason seuraaminen ja mittaaminen on mahdollista vain jos työntekijälle on asetettu selvät tavoitteet ja päämäärät työnsä suhteen. 

Etäjohtaminen on ihmisten tunnetilojen ja hyvinvoinnin tarkkailun kannalta haastavaa, mutta se on silti iso osa hyvää etäjohtamista. Se vaatii huomattavasti ihmistuntemusta, että osaa tunnistaa ongelmatilanteet niissä tapauksissa joissa työntekijä sanoo kaiken olevan "ihan ok".  Näissä tilanteissa on tarjottava kaikki mahdollinen apu työntekijälle ja aidosti välittää hänestä. Työntekemisessä on loppu viimein paljolti kyse työn tuottavuudesta ja sen laadusta. Ihmisen ollessa psykofyysissosiaalinen kokonaisuus, pienikin ongelma jollain elämän osa-alueella vaikuttaa työn tuottavuuteen negatiivisesti, joka todennäköisesti maksaa yritykselle enemmän kuin reagoiminen asioihin ajoissa ja jopa etukäteen.  Tähän siis kuuluu erityisesti työnkuormittavuuden seuranta, kuulumisten vaihtelu ja työterveyspalveluiden asiantuntijoiden hyödyntäminen. Myös työntekijöiden motivointi ja kannustus on aidosti merkityksellistä. Työntekijöille on tärkeää muistaa korostaa heidän tekemänsä työn merkitys ja tärkeys, sillä kaikelle mitä tekee kannattaisi aina löytää merkitys, koska se ajaa ihmistä kohti parempaa lopputulosta. Tähän sopii muuan Walt Disneyn lainaus: 

"Whatever you do, do it well"

Uuden työntekijän perehdytykseen etänä on tehtävä tarkat suunnitelmat ja niitä on pyrittävä kehittämään koko ajan. Alla olevat asiat ovat esimerkkejä joita pitää ottaa huomioon perehdytyksessä. 

• organisaation ideologia ja tehtävä, päämäärä ja strategiset painopisteet
• työtehtävät, vastuu-alue, tavoitteet, päämäärät ja seuranta. 
• työtilat ja vaadittavat työvälineet
• työajat
• työtavat
• turvalliset työskentelytavat ja vaarojen havainnointi
• työnkuvaan liittyvät vaarat ja niiden torjunta
• liian kuormittumisen havainnointi ja siitä ilmoittaminen esimiehelle
• toimiminen häiriö- ja poikkeustilanteissa
• työyhteisön toimintatavat 

Ristiriitojen, häirinnän ja ongelmatilanteiden käsittely ja havainnointi voi olla vaikeampaa etäjohtamis maailmassa. Se joka tapauksessa kuuluu etäjohtamiseen ja jokainen työntekijöiltä tullut viesti tai ilmoitus on otettava vakavasti ja ryhdyttävä toimiin asian ratkaisemiseksi heti. Toimintamallit ja keinot riippuvat niin paljon asiasta, mutta silti etukäteen laadittu toimintamalli voi helpottaa asian ratkaisemista. Jos ongelmatilannetta ei saada ratkaistua on mahdollista hakea apua ulkopuoliselta asiantuntijalta esimerkiksi työterveyden huollon kautta. 

Etäjohtajan roolit voidaan jakaa karkeasti kolmeen eri osaan, ihmisten johtamiseen, asioiden johtamiseen ja viestintärooleihin. Ihmisten johtamisessa on kyse eräänlaisena valmentajana toimimisesta, jossa pyritään rakentamaan toimivia yhteistyösuhteita muiden kanssa ja toimimaan jokaisen yksilön kanssa heidän luonteensa mukaisesti. Aina kaikki ei kuitenkaan mene toivotusti vaan ihmisjohtamiseen kuuluu myös ongelmatilanteiden käsittely ja selvittely.

Asioiden johtamiseen kuuluu olennaisesti päätöksenteko, asioiden suunnittelu ja organisointi. Lyhyesti asioiden johtamista voisi kuvailla edellytysten luojaksi työntekijöille.

Viestinnän osalta johtaja on viestinviejä, tiedottaja, avoimeen kommunikointiin kannustava henkilö, joka joskus toimii "vain" juttukaverina työntekijöille muun muassa tilanteissa jos työntekijällä on jotain huolia, murheita tai turhia toiveita. Vaikka tällainen juttukaverina toimiminen ei välttämättä täytä tuottavan työn tunnusmerkkejä, sen merkitys voi olla arvaamattoman iso esim. työntekijöiden henkisen jaksamisen ja hyvinvoinnin kannalta. Se voi esim. pidentää työsuhteita ja lisätä työssä viihtymistä. Siispä tämänkin mitättömältä kuulostavan asian kohdalla pätee tämä viisaus:

"How you do one thing is how you do everything"

Hyvinvoinnin osalta viestintään ja kommunikointiin jokainen työntekijöistään välittävä johtaja sisällyttää työergonomian tärkeydestä tiedottamisen ja antaa työntekijöilleen mahdollisuuksia vaikuttaa oman työpisteensä ergonomiaan ja muuhunkin hyvinvointiin.

Vaikka etäjohtaminen tapahtuu usein kasvottomasti, on hyvä pitää kirkkaana mielessä, että on asiassa on loppujen lopuksi kyse ihmisten kanssa toimimisesta ja sen vuoksi ihmislähtöisyys on asetettava keskiöön. Ihmislähtöisyys on siis tärkeää huomioida kun suunnittelee etäjohtamisen toimintamalleja ja tapoja. 

Lähteet: 

https://blog.kauppalehti.fi/viivan-alla/etajohtaminen-on-lopulta-yksinkertaista-tassa-reseptin-viisi-ainesosaa

https://blog.praecom.fi/etajohtaminen

https://bookers.fi/blogi/yleista/etajohtaminen-on-modernia-johtamista/

https://www.vitriini.fi/ilmio/etajohtaminen-on-taitolaji.html

https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa

https://etajohtaminen.fi/etatyon-ergonomia-vaatii-yhteistyota/

https://www.reddit.com/r/memes/comments/fuxopl/zoom_meetings/

https://co-opweb.com/telecommuting-youre-not-alone/

https://memegenerator.net/instance/19052517/success-kid-telecommute-to-work-at-900-set-alarm-for-859

https://toggl.com/blog/productivity-memes